INVEST-PARK to organizacja działająca w obszarze obsługi inwestorów i rozwoju biznesu, współpracująca z  szerokim i zróżnicowanym portfelem klientów – od globalnych koncernów, przez krajowych liderów, po firmy regionalne.

Organizacja zgłosiła się do nas w trakcie świadomej transformacji kultury pracy, w której kluczowym obszarem stało się zarządzanie komunikacją – zarówno na poziomie rozmów zespołowych i projektowych, jak i komunikacji managerskiej. 

Celem INVEST-PARK było uporządkowanie komunikacji wewnętrznej na kluczowych liniach współpracy: pomiędzy liderami i pracownikami, zespołami oraz na styku zarząd–organizacja.

Punkt wyjścia – przed wdrożeniem:

• kultura prowadzenia spotkań funkcjonowała w dużej mierze intuicyjnie – bez jednego, wspólnego punktu odniesienia i jasno określonych standardów, co sprawiało, że nie zawsze było jasne, kto za co odpowiada i jakie są dalsze kroki po spotkaniu;
• informacje dotyczące projektów i priorytetów były przekazywane w różny (mniej lub bardziej przejrzysty) sposób, w zależności od zespołu;
• komunikacja wewnętrzna opierała się często na nieformalnych ustaleniach oraz indywidualnych stylach pracy zespołów i liderów.

Nasze działania skoncentrowaliśmy na trzech kluczowych krokach:

1. Narzędzia moderujące przebieg spotkań

Zaprojektowaliśmy 7 gotowych agend moderujących konstruktywny przebieg rozmów podczas spotkań. Każde z narzędzi włącza elementy kultury organizacyjnej INVEST-PARK i wzmacnia jej wartości oraz misję. Każda agenda:

• prowadzi uczestników przez klarowną strukturę spotkania – od celu i kontekstu, przez decyzje, po działania,‍‍
• zawiera pytania pozwalające liderom skutecznie  moderować dyskusję
• zapewnia jednoznaczne domknięcie spotkania: ustalone działania, przypisanie odpowiedzialności oraz jasno określone kolejne kroki.

Dodatkowo zbudowaliśmy narzędzie do stworzenia „Kontraktu zespołowego”, który wspiera dojrzałość zespołową, porządkuje sposób współpracy i wzmacnia odpowiedzialność za przebieg oraz efekty spotkań.

2. Guidebook z pełnym instruktażem

Aby narzędzia były efektywnie używane, a nie tylko „wdrożone”, stworzyliśmy praktyczny Guidebook komunikacyjny. Dokument pokazuje krok po kroku, jak i w jakich sytuacjach korzystać z poszczególnych narzędzi - stanowiąc jedno, spójne źródło wiedzy oraz solidną bazę do dalszego skalowania standardów komunikacji w organizacji.

3. Praktyczne szkolenie dla liderów wszystkich szczebli

Poprowadziliśmy dwie sesje szkoleniowe, skupione na praktycznym wykorzystaniu narzędzi w codziennej pracy liderów. Pracowaliśmy na realnych przykładach, prowadziliśmy dyskusje grupowe i ćwiczyliśmy nowe standardy w codziennych sytuacjach projektowych.

Efektem współpracy było zbudowanie spójnego systemu komunikacji wewnętrznej, który pozostanie w organizacji jako trwały standard pracy.

INVEST-PARK zyskał w szczególności:

• Spójne podejście do komunikacji, osadzone w wartościach i kulturze organizacyjnej – wspólny język współpracy na wszystkich poziomach organizacji
• Zdefiniowany i ustrukturyzowany standard prowadzenia spotkań, wspólny dla zespołów, liderów i zarządu
• Praktyczną umiejętność korzystania z wypracowanych narzędzi, dzięki czemu rozwiązania nie są wyłącznie standardem formalnym, lecz realnym wsparciem codziennej pracy

Kapitał wiedzy w postaci gotowych narzędzi oraz Guidebooka, który pełni funkcję dokumentacji procesowej i pozostaje w organizacji niezależnie od zmian personalnych